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活动策划执行流程的整个过程中需要注意哪些事项?

作者:admin 发布日期:2019-10-21 关注次数: 二维码分享

活动策划执行流程的整个过程中需要注意的事项都包含哪些方面?下面呼和浩特活动策划为您详细科普具体内容:





一、活动前期


1、跟客户沟通到位,准确了解客户的投入预算,避免我们做的方案是10万,但客户却只想出5万来做本次活动。


2、尽可能了解客户的喜好、风格,最好能了解到客户的信仰以及成长、居住环境。


了解客户的喜好,有利于我们做方案的调性,比如,客户是比较传统的人,我们做的方案偏向欧式,这样方案比较不容易通过;还要了解客户的信仰,因为有些信仰问题,有些方案不能做,比如基督教不喜欢风水学说这类方案。


二、活动策划执行中


1、确认好活动现场,做好拍摄及尺寸测量工作。相机、卷尺、皮尺、白纸、笔是勘查现场必备工具。


(1)拍照时要有正面图、侧面图、全景图等,总之照片能多则多。


(2)丈量尺寸时一定要有平面图,平面图越准确越好,平面图最好是先向客户索要,没有的话再手工画。


(3)勘查现场也是做现场物料的时候,所以回来后需要形成3份文件:现场照片、现场平面图、现场物料清单及尺寸、数量。


2、安排设计时,主要把设计清单列好,主要要标明名称、内容、尺寸(可视尺寸和制作尺寸)、材质、数量,还有截稿时间等。


效果图设计必须包含的文件有:现场布置平面图、整体效果图、局部效果图(入口效果图、舞台效果图—活动前、舞台效果图—活动中、指引牌效果图、签到处效果图、餐饮效果图、节目表演效果图等)。


平面设计稿中,舞台背景板,需要包含内容有:商家logo,活动主题,主办、协办、策划执行单位名称。


3、发制作时,主要沟通好制作尺寸、数量、材质等。


(1)抽奖券,注意有编码问题,一般用200G铜版纸腹膜(2张名片大小),或者用双胶纸,双胶纸制作时不要掉墨。


(2)邀请函封套,一般用哑粉纸腹膜,铜版纸最好不使用。


(3)VIP卡制作时间一般在7天左右,专版也得在4、5天。


(4)发报社刊登的硬广,应注意颜色,最好不用渐变色。


注意事项


4、现场安装


(1)确定活动现场是否批下来。


(2)确认电源离活动现场的距离。


(3)清点物料数量及供货质量。


(4)确认安全选项,桁架、易碎物品、电源线等。


5、活动现场讲解会,是和客户深度沟通的一次重要会议,客户的所有成员基本都要参加,需要向客户讲解活动的整个执行流程,传达本次活动的目的,流程等,并安排对接人员。此次会议一般在现场活动执行的前3天或1周召开。


6、活动前一天


(1)给客户开总动员会议。


(2)打印简易流程,用粉色纸张打印,活动现场派发。


(3)公司内部再开协调会议,明确第2天现场各人员工作任务及再次确认各项物料是


否备齐。


(4)需要打印材料:现场详细流程(现场工作人员人手1份)、主持人串词(2份,主持人1份,策划1份)、现场各成员通讯录(现场工作人员人手1份)、物料清单(相关负责人持有)。


(5)再次确认各工作人员到场时间,特别是主持人、演员等。


6、活动开始


(1)工作人员的着装。--已定做


(2)通话装备。--无线麦已准备4个


(3)笔记本。--现场工作人员每人1本,还未准备


(4)热风工作站:帐篷(有围幔,演员更换服装使用)、有配锁的箱子或袋子(装工作人员的包包等重要材料)--还未准备


(5)落实各项细节:


舞台,灯光、音响、泡泡机、烟雾机、频闪、聚光灯等,人员上下台是否方便;签到区,餐饮区,观众区,休息工作区。


(6)注意各环节之间的串场,避免冷场。


(7)注意不同场之间的衔接和通知,指引嘉宾在不同的活动现场之间出席。


三、活动结束后


1、活动结束后,安保人员指导人流走向。


2、活动结束后,安排人员进行物料收集,做到谁负责布置,谁负责归位。


3、征询客户意见,预约下次沟通时间,并提醒尾款。


4、活动结束3天内开活动总结会,并把照片及相关文案发前台将活动情况上传到公司网站中。


5、活动结束后一周内要做文件归档。



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