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活动流程应该怎么策划?

简介—— 青媒文化传媒活动策划专题分享:活动流程应该怎么策划? 在进行一项活动筹备的时候,活动流程、行政庶务、人员配置,是三个相当

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青媒文化传媒活动策划专题分享:活动流程应该怎么策划? 在进行一项活动筹备的时候,活动流程、行政庶务、人员配置,是三个相当重要的环节。很多时候,在活动方向、目标确定之后,大家都会苦恼于活动流程的设计,不知道该从何下手?不知道该朝着什么方向走?

在青媒看来:一个活动流程的策划,说起来简单,但也有他需要仔细思考的部分!

今天,青媒要来谈谈活动策划的专题分享:要如何策划一个活动流程

活动方向:一个活动的产生,想必都会有他所要达到的目的,在进行策划之前,我们可以经由成员的讨论,朝着目的,而来设定所要到达到的目标,在有了明确的方向之后,我们就可以依着这个方向前进,让往后策划的时候,能更有条理,更顺利的进行!


活动策划.jpg


活动的目标:目标的设定,实在是相当的重要,也是参予活动策划的每一个人,所必须知道、了解的。有了相同的共识之后,才能就所认知的,来进行想法的分享,有效率的讨论,而不是像乱枪打鸟般的浪费时间!

热力曲线

人家常说:「好的开始,是成功的一半」!但,在进行活动策划的时候,我们必须全方位的思考,除了要设想引人注目的开场之外,更要为结尾立下目标。如此,才能在讨论流程时,能朝着目标来设计中间的活动!

「热力曲线」简单的说,就是观众的情绪起伏!如果我们以一场晚会为例,运用以下的热力曲线来做一些简单的叙述及说明。

开始→拉高→持续高→情绪再激励→最high结尾

热舞→搞笑戏剧→团康→歌舞剧→歌舞剧最后和观众合唱结尾- 持续加温向上拉高→最高结尾

戏剧 (以剧情来改变观众情绪,在剧情最精采的部份作结尾),利用对抗型的大团把气氛炒热,结束可以是动感带动唱,让大家一起high到最高点。

开始→拉高→渐收→感性结尾

热舞→小团(拉高)→戏剧(拉高并渐收给予启示)→柔性手语结尾

以上两种曲线图,是我们最常见到及使用的,当然,我们也可以因应自己活动的开头及结尾,来为自己良身订做一个属于活动的热力曲线。



沟通讨论

青媒认为:在活动策划的时候,每个环节都需要用心及注重,沟通与讨论是其中相当重要的一环。他的目的,是在汇集每个人的信息,经由沟通及交流,进行整合、发想、决策等动作,让策划的内容在成员的交叉讨论之后,能激发创意,让活动更富延展性,更完善!


策划沟通与讨论.jpg


策划书撰写

在讨论完之后,接下来很重要的事,就是把所讨论的结果,将他书面化。让每一个人都可以清楚的看见大家辛苦所讨论出来的结果。

在撰写策划书的时候,在策划书的撰写部份,我们需要知道几项比较重要的注意事项,让我们在撰写时,更有方向可以依循!

1. 列点说明,简洁易懂。

2. 阅读舒服,版面干净。

3. 文字精简,说出重点。

4. 详细及明确,让任何人都对可以自己的工作项目一目了然。

这几点,虽然看起来简单,但在执行上,有时候却很难达到,需要靠时间及经验上的慢慢累积,需要花上一些心思及时间!

协调修正

「神仙打鼓有时错」,神仙都会犯了错,更何况人!我们常说,沟通必须花上许多的时间及耐心!是的,在第一回合的讨论结束,我们也撰写完策划书之后,必须进行『再检视』的这个动作,检查一下自己的讨论成果,是不是有所缺失或是漏洞的部份,藉由人与人之间的讨论协调,来发现问题,并且解决问题!将所有可能会发生的事情,都进行解决方法的设想,好让我们的活动在执行的时候,不管遇到什么问题,都能够轻松应对,而不会产生措手不及的状况!!

预备方案

活动的内容非常重要!当然,也有可能发生一些突如其来的状况,这个时候,「预备方案」也就显得重要。

假如,我们活动最原始的设计场地是在户外,但不巧的是,在活动即将要进行的同时,天公不作美,突然下起雨!如果有进行室内场地这项预备方案,活动当然能够继续顺利的进行下去;如果没有,除了大家会无所适从之外,也可能会打断大家的情绪,更影响到之后整个活动了流程进行!那实在是太可惜了!

所以,如果我们事先将会发生的所以状况进行设想,那么,不管有什么事情发生,都可以以最从容的态度,来轻松应对了!不是吗?!



策划之外

在策划之外,还是有相当重要的事情需要大家来注意!就是「策划之外的时间规划」。没错,在进行活动策划时,我们可以事先为整个策划作时程上的安排,也就是安排进度的意思。什么时候开始?什么时候完成什么事情?什么时候场地勘查?什么时候采买…等,让事情可以在掌控之内,在一定的时间之内完成!

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